• Desiré Dijt

OVER NAAR PLAN B

Wat te doen bij het verschuiven van de trouwdatum door Corona (maatregelen)

Wat een bizarre hectiek in de trouwwereld! Normaliter zouden we starten met de topdrukte van alle geplande bruiloften. Wat had ik daar weer zin in na de donkere dagen van de winter! Maar alles is anders, alles is vreemd en zoveel is onzeker. De afgelopen weken ben ik hierom hoofdzakelijk bezig geweest met (ja, je raad het vast) het verplaatsen van trouwdatums i.p.v. het verwezenlijken van de mooiste dag van mijn bruidsparen.

En geloof me, dit is echt niet leuk om te doen. Het voelt alsof mijn bruiloften ook zijn ‘afgepakt’, ik kan mijn bruidsparen niet ontzorgen zoals ik dat zou willen want ook ik kan niet garanderen wanneer we weer hand in hand mogen lopen en de liefde met aanrakingen van elkaar kunnen delen. Natuurlijk kan ik zeggen ‘Jullie bruiloft gaan nog steeds plaatsvinden het is alleen wat later dan gepland’… En dat is uiteraard ook zo en dat blijft toch de kern van een bruiloft, jullie zeggen nog steeds JA tegen elkaar! Maar goed, dat neemt niet weg dat er al een behoorlijke tijd wordt toegeleefd naar dé dag en dit uitgesteld moet met nog steeds de onzekerheid wanneer het Corona virus onder controle is gebracht.

Het is het machteloze gevoel dat zorgt dat deze weken erg zwaar waren voor mij (en voor velen met mij) om mijn werk te doen. Hierom wil ik graag tot zover ik dat kan een ‘ontzorging’ aanbieden indien jullie moeten, of besluiten de bruiloft, uit te stellen. Want ook al mag je trouwen met maximaal 30 personen (dat is inclusief het bruidspaar, kinderen en de leveranciers!) dan is de 1,5 meter afstand regel nog steeds verre van ideaal!

Ik heb zelf gekozen erg coulant te zijn met mijn bruidsparen en geen kosten in rekening te brengen voor een verschuiving naar welke dag dan ook in 2020 of 2021. Ook de verzettingswerkzaamheden tot 2,5 uur bij mijn full-service bruidsparen biedt ik als extra service aan. Ik ben erg blij dat het merendeel van ‘mijn’ leveranciers er ook zo in staan. Het treft ons allen, we willen elkaar helpen en hebben begrip voor de situatie. Het gevoel van ‘samen staan we sterk’ wordt bij mij dagelijks bevestigd en dat is heel fijn! Uiteraard is begrip voor beide partijen nodig. Zowel voor de bruidsparen als voor de leveranciers. Het gaat zeker niet alleen om de kosten wat betreft de coulantheid, net zo belangrijk is de flexibiliteit en hulp die gepaard gaan om een verzetting naar wens te kunnen uitvoeren.

En nu tijd om mijn tips en suggesties uit te schrijven in een 6-stappen plan, here we go:

Stap 1. Bespreek met elkaar jullie wensen voor een mogelijk plan B

Wanneer jullie trouwdatum dan ook gepland staat in 2020, bespreek z.s.m. met elkaar hoe jullie erin staan. Stel elkaar bijvoorbeeld de volgende vragen;

  • Is een verzetting gewenst/nodig of is alleen een plan B hebben een oplossing voor nu?

  • Zouden jullie de bruiloft samen of in klein gezelschap willen laten plaatsvinden en de viering ervan wellicht verplaatsen?

  • Is een 1,5 meter afstand bruiloft een optie en realiseerbaar?

  • Welke dagen/maanden zouden voor jullie (en jullie familie en vrienden) een optie zijn voor een eventuele verschuiving?

  • Zouden jullie iets anders willen doen? Zo ja, wat dan?

  • Wat zijn de belangrijkste onderdelen van jullie bruiloft die jullie willen houden (locatie, seizoen, gastenaantallen, een bepaalde leverancier zoals een BABS, zanger(es) en/of weddingplanner?

Tip: Maak een websitepagina aan en deel die met jullie gasten om hen altijd te voorzien van de laatste updates!

Stap 2. Maak een plan B

Afhankelijk van jullie antwoorden gaan jullie met die uitkomsten een plan B samenstellen. Wat is de informatie die sowieso nodig is voor een plan B:

  1. De datum waarin jullie je ‘veilig’ voelen om de bruiloft naar wens te kunnen laten doorgaan (het is raadzaam om voor jullie zelf meerdere data te hebben indien een van jullie key-leveranciers, zoals een locatie, niet meer beschikbaar is).

  2. De uiterste datum dat jullie willen (laten) weten wanneer jullie voor plan A of plan B gaan.*

  3. Jullie wensen en flexibiliteit: Wat zijn punten die jullie willen heroverwegen en wat zijn echte no go’s. Hiermee stel je duidelijk wat echt belangrijk is voor jullie en waar jullie flexibel in kunnen zijn om samen tot een mogelijk (indien nodig) alternatief te komen. Voorbeelden zijn:

  • Met een kleinere groep trouwen

  • Eventueel een andere locatie of ruimte

  • Een go of no-go zolang de 1,5 meter afstand regel van toepassing is

  • De bruiloft op te splitsen in 2 dagen, met een klein gezelschap trouwen en een andere dag de viering ervan

  • Een doordeweekse dag

  • Een ander seizoen

Tip: Het is lastig om beslissingsdatum te prikken echter is het wel van belang een uiterlijke datum te hebben zodat er duidelijkheid geschept kan worden voor alle betrokken partijen inclusief jullie zelf. Ik heb gemerkt dat mijn bruidsparen zo’n 2 maanden voor de trouwdatum als uiterlijke datum stellen om de knoop door te hakken. Het nadeel is dat de overheid nog geen 2 maanden vooruit spreekt wat betreft de (om)mogelijkheden rondom bruiloften. Wat ik zelf doe is bij de leveranciers de mogelijkheden en eventuele kosten te inventariseren als we op voorhand verschuiven zodat voorafgaand duidelijk is welke consequenties dat heeft. Dit leg ik dan voor aan de bruidsparen en dan is het samen overleggen wat ze daarmee kunnen en willen doen. Die 2 maanden is ook praktisch gezien raadzaam zodat er genoeg tijd is om de laatste organisatorische aspecten uit te voeren zoals de uitnodiging, decoraties en het aanstellen van andere (uitgestelde leveranciers). Ook goed om te weten is dat de annuleringskosten veelal tot 3 maanden voor data nog beperkt zijn. De kosten worden aanzienlijk hoger vanaf 3 maanden tot aan de trouwdatum.

Stap 3. Contacteer de aangestelde leveranciers

Neem contact op met je gecontracteerde/aanbetaalde leveranciers en begin met de leverancier die het meest leidend is voor jullie bruiloft. In de meeste gevallen is dat de locatie. Stem met hen eerst af wat mogelijk is qua data en jullie wensen in samenhang met jullie huidige overeenkomst. Zodra dat is afgestemd neem dan contact op met de overige aangestelde leveranciers en leg jullie plan B voor. Vraag hen of dit mogelijk is, of ze beschikbaar zijn en of ze tot de gestelde datum jullie plan B in optie kunnen houden. Vraag ook hoe ze jullie verzetting oppakken. Wordt dit gezien in de vorm van overmacht of in een annulering. Dit is van belang om te weten welke voorwaarden ze zullen (of kunnen) hanteren die in hun algemene voorwaarden zijn opgenomen zoals bijvoorbeeld aanbetalingen en annuleringskosten.

Stap 4. Contacteer de overige leveranciers

Breng de leveranciers die nog in optie staan of nog aangesteld moeten worden op de hoogte van jullie plan B en stel de volgende vragen;

  • Zijn jullie beschikbaar op de huidige trouwdatum en de alternatieve datum?

  • Kan de optie tot x-datum worden vastgehouden voor ons?

  • Indien een ondertekening van een overeenkomst en/of een aanbetaling nodig is, het verzoek of er dan vermeld kan worden in de overeenkomst dat uiterlijk op x-datum wordt doorgegeven of het plan A of plan B zal worden?

  • Zou deze verschuiving kosteloos zijn en zo niet wat zullen de kosten dan zijn?

Tip: Check ook voor alle duidelijkheid bij de leveranciers dat als deze verschuiving niet noodgedwongen is door de overheid maar dat jullie de datum willen verplaatsen vanwege de gestelde maatregelen (zoals evt. mondkapjes en/of 1,5 meter afstand en/of maximaal aantal gasten en/of bruiloft in het buitenland en/of internationale gasten die niet aanwezig kunnen zijn en/of te late levering van trouwkleden etc.) of dan de voorwaarden/betalingen/kosten/kosteloze afspraken nog steeds van toepassing zijn.

Stap 5. maak een 2-ledig plan van aanpak:

Tot aan jullie uiterlijk gestelde beslissingsdatum zijn er nog dingen in de organisatie die jullie, tot op zekere hoogte kunnen doen al zijn er ook onderdelen waarmee je beter kunt wachten tot je zeker weet of jullie de trouwdatum gaan uitstellen of niet. Hierom maak ik zelf een lijst van alles wat nog wel gedaan kan worden tot die tijd en welke taken zo lang als mogelijk uitgesteld kunnen worden om mogelijke kosten en extra werk te voorkomen. Dit is per bruiloft erg verschillend en afhankelijk van wanneer jullie trouwdatum is. Enkele voorbeelden waar je aan kan denken zijn;

  • Informeer jullie gasten en leveranciers en maak een websitepagina aan voor een snellere manier van informatie te delen en RSPV’s te verzamelen

  • Zet alles voor de uitnodiging en change the date klaar (ontwerp en teksten) maar laat het nog niet drukken) bestel wel alvast de postzegels

  • Kies de trouwringen uit maar laat ze nog niet graveren

  • Stel de laatste pasafspraken uit tot na de gestelde beslissingsdatum

  • Maak je decoratieplan en bespreek je wensen met de bloemist en/of stylist maar maak nog niets definitiefs

  • Eventuele gepersonaliseerde items zoals een ringdoosje, bedankjes of andere decoraties kunnen gemaakt en/of besteld worden als je zeker weet dat deze in beide scenario’s gewenst zijn maar let op dat er nog geen datum op staat, wacht daar mee.

  • Zet eventuele openingsdanslessen op een laag pitje, oefen wel samen zover dat kan

  • Stel bestellingen uit voor kinderkleding van bijvoorbeeld bruidsmeisjes aangezien het goed kan zijn dat als de bruiloft wordt uitgesteld ze deze niet meer passen

  • Schrijf (met eventuele aanpassingen) je huwelijksgelofte als jullie die naar elkaar willen uitspreken

Tip: Mochten jullie een verzekering hebben afgesloten voorafgaand aan de Corona uitbraak dan is het goed om met hen te checken wat verzekerd is in jullie situatie. Het is mogelijk dat kosten die gemoeid gaan met een uitstel van een bruiloft vanwege corona-maatregelen jullie vergoed kunnen krijgen.

Stap 6. Tot slot, adem in, adem uit!

Geniet van wat je hebt, wat er is en wat er komen gaat! Zorg goed voor jezelf, anderen en bovenal je gezondheid, daarmee kan je de wereld aan! Jullie trouwdag gaat er komen, in welke vorm dan ook, laat dat je gelukkig maken!

Ik hoop dat mijn 6-stappenplan jullie helpt om keuzes te maken en de aanpak te bepalen voor het mogelijk verzetten van jullie bruiloft. Ik weet dat elke bruiloft en situatie anders is, dat merk ik wel met al mijn bruiloften waardoor een algemeen ‘stappenplan’ nooit helemaal zal aansluiten op jullie situatie. Willen jullie persoonlijke adviezen, tips of hulp hebben dan kunnen jullie ook contact met mij opnemen. Ik bespreek graag samen met jullie wat ik voor jullie kan en mag betekenen!

Met liefs,

Desiré

As You Desire

Wedding Planner & Wedding Designer


0 keer bekeken